時間の効率化！会議の打合せが早く終わる私が意識する３つの方法

 

こんにちは、あきんこです。
いつも会議の打合せ時間が長くて、ダラダラしていて、自分の作業にかかる時にはもう夜で残業となってしまう。。。

 

という方もいらっしゃると思います。

 

私の会社も例外なく会議時間が長い文化の会社です。

 

今日は、私が日常で気をつけている打合せが早く終わるコツについて
ご紹介いたします！

会議の時間が長引かないスケジューリングをする

会議室の選び方

打合せをする際、会議室を押さえると思いますが、会議室を選ぶ際のポイントです！

 

打ち合わせの終了後の時間に会議室の別予定が入っている場所を選びましょう。

例えば、10時に1時間だけ打合せをしたかったら、

11時に別の打合せ予定が入っている会議室を選びます。
会議室を1時間だけしか借りれなかったら、

 

否応無しに会議室を出なければならず、そこで打合せは終わります。

 

会議の冒頭に会議室を借りることができる時間を明確に伝えることで、

会議の参加者全員が終わりの時間を意識するようになります。

 

 

時間帯の選び方

 

皆が時間を取れてしまう時間の前に会議の時間を持ってくると危険です。

 

例えば、会議の時間帯を11時にすると、1時間で終わらなかった場合、12時過ぎてもダラダラ打合せできてしまいます。

 

そうして、お昼の時間がなくなります。

 

 

 予め着地点（ゴール・時間）を決める

 

会議において、今回の会議で何をどこまで決めるのかという着地点（ゴール）の設定は必要です。

予め参加者に伝えることによって、目指す方向が一致するので、会議も進行しやすくなります。

 

 

 

会議のスタイルを思いっきり変える

 

最近、私の会社で流行っているのが、休憩スペース場所でのスタンディングでの打合せです。

 

会議で座っているといつまでもダラダラ話すことができますが、立って打合せをするとダラダラがなく、速やかに終わります。

 

中々、会社が導入しないといきなりスタンディングの打合せは難しいかもしれませんが、思い切って打合せのスタイルを変える方法もいいですよね。

 

まとめ

会議の打合せ時間が長引くだけで、その参加者人数分の時間を取っていることになります。

 

例えば5人での打合せで一人当たりの単価が平均3,000円だったら、

 

5人×3,000円/H=15,000円分のコストが発生しています。

 

正直、打合せを長くやれば良い結果が出るかというと、出ないことも多いです。

 

みんなの時間は有限だという気持ちを持つと共に、自分の時間も確保できることが大事だと思います。

 

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